Een interview met procesbegeleider Jeroen Meter over de splinternieuwe digitale werkbonapplicatie van Meilof Riks, gemaakt door Idee101. ‘Wij hadden monteurs die het land in gingen om klussen te doen, maar aan het eind van de dag wisten we niet wat er gedaan was en wat er wel of niet goed verlopen was.’ Het zijn de woorden van Jeroen Meter, procesbegeleider bij Meilof Riks, een bedrijf dat doet in aluminium bouwproducten. Ze zochten op Google naar een bedrijf die dat probleem kon verhelpen. Het werd Idee101.
Het resultaat: een digitale werkbon applicatie waarin dag- en weekopdrachten staan, de juiste tekeningen en planningen te raadplegen zijn door monteurs, gedeelten afgetekend kunnen worden en de gebruiker foto’s kan maken.
Waarom foto’s? ‘Omdat het voor ons heel belangrijk is om onze producten schadeloos af te leveren en te monteren’, aldus Meter. ‘Het kan gebeuren dat er op zo’n bouwterrein spullen van anderen op die van ons vallen. Ze gaan niet kapot, maar dan is er wel schade. Met de fotoapplicatie kunnen we aantonen dat de monteur het project schadeloos heeft afgerond. Dan krijg je achteraf nooit te horen dat er schade is, terwijl de monteur denkt dat hij het zonder schade heeft gedaan.’
Google Maps > TomTom
Ook zit er een gedeelte in de applicatie voor Google Maps. De reden daarvoor heeft iets komisch. Meter: ‘Onze vervoerders gebruikten altijd de TomTom, maar omdat wij heel vaak op nieuwbouwterreinen werken, zijn die TomToms vaak niet up to date. Op die plekken worden de straatnamen nog bedacht. Google Maps werkt wat dat betreft beter.’
Meilof Riks is net anderhalve week aan het testen. ‘Het gaat heel goed. Intern weten mensen dat het heel belangrijk is dat je de juiste en actuele tekeningen bij je hebt. Dus het wordt goed ontvangen. In het verleden is het wel eens gebeurd dat we tekeningen moesten opsturen naar een tankstation in de buurt en daar uit moesten laten printen. Dat was wel erg omslachtig. Nu gaat dat veel sneller.’
Het hoeft van Meter dus ook niet lang meer te duren voordat de monteurs van Meilof Riks daadwerkelijk met de applicatie de deur uit gaan. ‘Er moet natuurlijk nog wel goed uitgelegd worden hoe het werkt, maar iedereen ziet de noodzaak van de applicatie wel. We leggen het één of twee keer uit en dan gaan we het gewoon proberen. In het begin kan dat misschien nog wel wat belastend zijn voor de monteurs. De mensen moeten wennen en even bestuderen wat ze precies moeten doen, maar daarna gaat dat zeker gemakkelijker werken’, zegt Meter.
Aanpassen gemakkelijk voor alle leeftijden
Dat wordt dus digitaal aan de slag voor de monteurs, die eerder of een papieren administratie bij moesten houden of zelfs helemaal niets hoefden te doen. Is die stap naar een digitale werkbon wel zo makkelijk voor alle monteurs? Bijvoorbeeld voor de mensen die niet zo thuis zijn in de digitale wereld? Meter denkt dat dat geen probleem op zal leveren: ‘We hebben monteurs van 30, maar ook van boven de 60. Maar onze monteurs zijn mensen die graag mee veranderen. Wij denken niet dat er veel verschil zal zijn in de aanpassing van de monteurs. Een duidelijk uitleg en instructie is wel noodzakelijk, maar dat is voor zowel jong als oud nodig.’
Het doel vooraf en de toekomst
Digitaliseren is dus waar ze mee bezig zijn bij Meilof Riks. En daar is Meter blij mee: ‘We waren er altijd heel goed in om informatie over te tikken. We hadden echt klappertjes vol met A4’tjes. Het eerste doel was om van dat papier af te komen. Met eigen kennis draait onze fabriek nu al twee maanden papierloos en nu gaan we dus aan de slag met de monteurs.’
Wat de voordelen precies zijn? ‘Je weet waar je moet zijn, je weet wie je moet raadplegen. In de fabriek is het omarmd en we gaan er vanuit dat onze monteurs op de buitendienst het ook zo gaan ervaren’, zegt Meter. En ergens denkt hij dat er in de toekomst ook nog wel wat zal gebeuren: ‘Misschien gaan we nog wel meer gedeelten van het bedrijf digitaliseren. Er zijn nog best wat afdelingen te gaan!’
