5 tips voor het versnellen van je bedrijfsprocessen

1. Begin bij het heetste hangijzer

Breng voor jouw bedrijf of de organisatie waarin je werkt eerst in beeld welke software er gebruikt wordt te ondersteuning van processen. Gaat dit in een softwarepakket? In Excel of op papier? En hoeveel mensen (fte’s) zijn er hoeveel tijd mee bezig? Als je dit op één A4tje in kaart brengt, zie je al snel de gaten. Gebeurt de planning op papier? Maar is dat de taak van 1 persoon, prima. Levert iedereen in het bedrijf zijn uurbriefjes in op papier? Misschien is dat een tijdverslindend proces. Dan is dat je beginpunt van je verbeterplan.

2. Stap af van het Excel-denken

Wat is Excel toch prachtig. Hoeveel voorbeelden ken je niet van de meest uitgebreide contractensystemen, inkoopsystemen of klantensystemen door één person gemaakt in Excel? Prachtig, maar ook gevaarlijk, bewerkelijk en vaak onbegrijpelijk voor anderen. Je raakt je laptop kwijt, je krijgt een virus, het bestand wordt door meerdere mensen bewerkt, de risico’s zijn groot. Excel werkt prachtig om dingen overzichtelijk in een spreadsheet te zetten, maar het is geen slim en centraal softwarepakket. Je gaat toch ook niet met je fiets de snelweg op?

3. Automatiseren is geen doel op zich!

Je kunt veel zaken automatiseren, je inkopen, verkopen, personeelszaken, verlofregistratie etc. Maar bekijk altijd de meerwaarde van de investering ten opzichte van de opbrengst. Of je nou een systeem op maat laat bouwen of een standaardpakket koopt, er zit altijd veel tijd in het testen en implementeren. Daarna betaal je links- of rechtsom voor het onderhoud. Hou dit altijd voor ogen bij het automatiseren.

4. Besteed uit waar je expertise niet ligt

Stel je hebt een metaal bedrijf, je bent dan goed in het lean produceren van metalen objecten voor je opdrachtgevers. Maar het maken van een projectadministratie dat doe je in Excel en op papier. Dat zou hetzelfde zijn wanneer een softwarebedrijf als Idee101 zijn eigen stalen poten zou gaan ontwerpen en produceren voor de bureaus. Focus je als bedrijf op de zaken waar jij goed in bent en waar je mensen goed in zijn, besteed uit waar je geen verstand van hebt.

5. Werk aan een paperless office!

Het klinkt ver weg, papierloos werken. Maar het is dichterbij dan je denkt. Zorg voor een goede scanner. Rust je werknemers die een pc nodig hebben uit met handige tablets (bv Microsoft surface, de kosten hiervan vallen reuze mee). Begin met je financiële administratie, digitaal factureren is vaak een eenvoudige eerste stap. Trek bijvoorbeeld een jaar uit om dit te bereiken en je zult verstelt staan van de wat je in een jaar kunt bereiken. Ook zal je verstelt staan van alles wat je niet meer nodig hebt, nietmachines, stapelbakjes, ordners, paperclips, toonder, mapjes. Opgeruimd staat netjes!

Gratis advies voor het versnellen van je bedrijfsprocessen?

Neem contact met ons op.